W połowie roku 2021 pojawił się ambitny cel w zespole budującym system Warranticon, żeby poszerzyć mechanizmy obsługi procesów logistycznej o funkcjonalności dedykowane sprzedaży online. Zastanawialiśmy się z jakimi problemami zmagają firmy, które procesują zamówienia od klientów w standardach B2C. Analiza zajęła nam niespełna kwartał, a dzięki doświadczeniu zdobytemu w pilotażowym wdrożeniu widzimy, jak wdzięczna jest to dziedzina do optymalizacji. Wdzięczna, ale na pewno nie łatwa i nie szybka do uruchomienia.
Typowe problemy:
- nadmierna ilość zwrotów,
- złożony proces powrotu zwracanego produktu do sprzedaży,
- problem lokalizowania produktów, kompletowania i pakowania dla dużej ilości zamówień – pracownik często się myli na każdym etapie
- brak cyfrowego oznakowania sprzedawanych produktów (kody kreskowe, kody qr itp)
- brak narzędzi do oznakowania produktów i szybkiego odczytywania produktów np. czytnikiem kodów
- długi proces odnajdowania zamówienia w bazie w przypadku zwrotu lub reklamacji
- duża rotacja pracowników magazynowo-sprzedażowych, a tym wydłużony proces nabywania kompetencji w standardzie obsługi
- niska intuicyjność i przejrzystość interfejsów systemów obsługujących treść sklepu
- złożony proces pełnej obsługi zamówienia od przyjęcia, poprzez wysyłkę, aż do zwrotu
- problem skalowania biznesu np. na rynki zagraniczne – problematyka wdrażania multistore lub brak centralnego magazynu
- kłopotliwe procesy księgowe i zarządzanie rentownością sprzedaży
Problemy się mnożą na każdym etapie sprzedaży im głębiej się w nie zagląda, dlatego stało się to drogowskazem dla rozwoju systemu Warranticon w takim kierunku, aby maksymalnie uprościć i zestandaryzować te procesy, których szybsze wykonanie może pozytywnie wpłynąć na oszczędności.
Dlaczego warto oznakować produkty?
To chyba najważniejsze pytanie na jakie warto sobie odpowiedzieć. Większość profesjonalnie działających magazynów i firm logistycznych, bez oznakowania produktów, nie miałaby szans prawidłowo funkcjonować. Dlatego, gdy sprzedaż online zaczyna się rozwijać i osiąga pewien próg wydajności, oznakowanie produktów może być złotym środkiem.
Firma która nie stosuje praktyk, jak powyżej, statystycznie realizuje jedno zamówienie w ciągu 3 do 5 minut, gdzie 75% tego czasu stanowi „spacer” do półki magazynowej, pobranie produktu i powrót do stanowiska pakującego. Czas może się wydłużać w przypadku w którym dany produkt posiada wiele konfiguracji np. rozmiarówka, czy kolorystyka.
Oznakowanie produktów kodami kreskowymi – może wyraźnie zredukować problem błędnie spakowanych produktów do zamówienia, czy usprawnić proces kompletowania wielu produktów do wielu zamówień – poprzez jednorazowe zebranie z regałów magazynu właściwych pozycji.
System zintegrowany z wieloma narzędziami, centralnie zarządzany.
Firma, która pracuje w oparciu o silnik sklepu internetowego boryka się z wieloma problemami. Szczególnie gdy zamówienia spływają co minutę lub częściej. Częsta rotacja produktów zwracanych i uzupełnianie stanów magazynowych na sklepie, powoduje, że w czasie edycji produktu może pojawić się nowa transakcja, która zakłuci stan faktyczny. Bo uruchamiając edycję produktu wyświetlamy jego stan – np. 5 sztuk, zapisując produkt po edycji treści marketingowej, zapisujemy stan, który towarzyszył przy otworzeniu edycji. – A co jeżeli w między czasie nastąpił zakup? Stan magazynowy nie zgodzi się z tym co mamy dostępne dla klienta.
Centralny magazyn systemu Warranticon redukuje ten i wiele innych problemów. Przenosimy całą logistykę do zewnętrznego systemu zachowując w mechaniźmie sklepu tylko aspekt marketingowy.
Magazyn centralny powinien oznacza transparentność przepływu stanów magazynowych, a to dzieje się z wykorzystaniem odpowiednich dokumentów w trybie rzeczywistym. Czyli w momencie w którym otrzymaliśmy zamówienie – towar nie jest jeszcze sprzedany, a jedynie zarezerwowany. Sprzedaż następuje w chwili utworzenia prawidłowego dokumentu magazynowego, co gwarantuje nie tylko kontrolę, ale również rzetelność związaną z transakcjami.
Potencjał integracji z furgonetka.pl
Zarządzanie dostawą, czyli kurierami to wątek równie kluczowy. Płynne tworzenie listów przewozowych, które na wczesnej fazie weryfikują dane odbiorcy, to minimalizowanie zwrotu z powodu problemów w dostarczeniu paczki. Dodatkowo furgonetka udrażnia możliwość szybkiej weryfikacji kosztów u różnych dostawców usługi transportowej, dzięki czemu szybko możemy ocenić rentowność w tym zakresie. Jednoczesne honorowanie i uwzględnianie umów zawartych przez organizację z kurierami, również gwarantuje płynność i ciągłość działania. Dlatego też odwzorowaliśmy mechanizmy furgonetki tak, aby operator lub magazynier zwinnie korygował dane klienta w jednym systemie, bez konieczności logowania się w innych platformach.
Uprawnienia, Role i Raportowanie np. w kontekście zwrotów
Jednym z niezwykle ważnych czynników przy optymalizacji procesów w sklepie internetowym jest właściwe nadawanie ról w systemie, które w określony sposób organizują pracę.
Każdy moduł lub dziedzina pracy ma swoje miejsce i funkcjonalności w systemie. Jeżeli więc mamy tak zorganizowane procesy, że kto inny kompletuje, a kto inny pakuje lub moderuje zamówienia, wówczas szybko możemy takie role elastycznie tworzyć, mając pełną kontrolę nawet w przypadku zmian organizacyjnych czy urlopów.
Role i uprawnienia są kluczowe przede wszystkim w momencie, gdy należy generować dodatkowe ruchy finansowe, co jest typowe w przypadku zwrotu towaru. Gdy klient odmówił odbioru paczki od kuriera lub ją zwraca, dowiemy się odpowiednio wcześnie. Gdy paczka dotrze do magazynu przyjmę ją właściwa osoba, która skanuje dokument zwrotu, co automatycznie powoduje przyjęcie zwracanego produktu na właściwy magazyn – właściwy bo może to być np. magazyn towarów uszkodzonych, lub magazyn sprzedażowy.
Natomiast wykonanie dyspozycji zwrotu może być już w gestii managera, który klikając jeden przycisk w Warranticonie uruchamia zwrot np. w systemie przelewy24.
Szybkość obsługi w dynamicznie rozwijającym się sklepie internetowym jest podstawą, natomiast właściwie dobrane procesy muszą być wspierane przez odpowiedni system.
Tak chcieliśmy stworzyć Warranticon i wiemy obecnie, że w dużym stopniu nam się to udało. Natomiast naszą największą przewagą jest zwinność w personalizacji systemu. Dbamy o to, aby nasi klienci mieli „dowożone” te narzędzia, które są im potrzebne na wielu płaszczyznach, czy to bieżących wykonawczych, czy operacyjnych kierowniczych.
Znam aktualne możliwości systemu Warranticon prawie, że od podszewki. Jego funkcjonalności rozbudowywane są niezwykle dynamicznie, bo łączą ze sobą wiele płaszczyzn, które mogą lub na pewno pojawią się w rozwijającym się biznesie. Potrzeba kolejnych wyzwań, poznania nowych ludzi, a jednocześnie uczciwego i rentownego dla każdej ze stron partnerstwa biznesowego – to coś co napędza moje działanie – zatem serdecznie zachęcam i polecam.
